Le lean expliqué à mon équipe – Episode 2

Après avoir exprimé les grands principes du Lean, voyons comment en parler à votre équipe. Vous allez devoir faire preuve de pédagogie.

La méthode Lean vecteur de l’approche collaborative

Autour des 5 principes vous pourrez trouver comment communiquer et faire prendre conscience de l’intérêt de l’approche pour améliorer l’efficacité de votre équipe.

Lire aussi les épisodes 1 et 3 :

• Le lean expliqué à mon boss
• Les 7 bonnes pratiques managériales en Lean

Voici ce que nous vous proposons :

1. Définir la valeur pour le client

Toute équipe est sensible à la perception de la valeur qu’elle apporte à ses clients qu’ils soient internes ou externes. Accompagner par un brainstorming la réflexion autour de la valeur, sera apprenant et fédérateur.

Votre objectif

Définir quelle est la valeur ajoutée de votre équipe et en quoi chaque personne est impliquée dans les processus de création de valeur. Ainsi les compétences individuelles sont valorisées, l’expérience est écoutée et reconnue et la cohésion facilitée.

• Par exemple, dans un restaurant toute opération qui n’aurait pas pour but de « servir » une demande ou une exigence client doit être examinée avec beaucoup d’attention : A-t-elle sa place dans le processus Lean, si on supprimait cette opération quelles seraient les conséquences pour le client ?

2. Identifier la chaine de valeur « juste nécessaire »

Là aussi un travail collaboratif avec votre équipe peut permettre de faire émerger les étapes, de n’en oublier aucune et d’intégrer tous les acteurs. Cette séquence collaborative sera « apprenante » et fédérera autour de votre objectif.

Vous pouvez l’introduire avec la citation d’Edward Deming, créateur du concept : « Si vous ne pouvez définir ce que vous faites au moyen d’un « processus », c’est que vous ne devez pas comprendre ce que vous faites … »

• Le premier pas à faire est de retrouver, partager, dessiner les processus mis en œuvre par vos collaborateurs, tels qu’ils sont vraiment, (et non tels que certains croient ou voudraient qu’ils soient). Cette étape implique d’utiliser des méthodes de mise en lumière des processus et compétences stratégiques qui ne sont pas toujours explicites.
• Le deuxième pas est de revisiter ces processus, puis de les redéfinir avec la vision Lean. Ils seront ainsi débarrassés de leurs « gaspillages » et recentrés sur la valeur attendue par le client.

Revisiter les processus et isoler les « gaspillages »

• Gaspillage N° 1 : surproduction – en croyant bien faire, nous en faisons plus que le strict nécessaire, en fait ce surplus, cette « sur qualité » est du gaspillage
• Gaspillage N° 2 : stocks inutiles – en croyant « prendre de l’avance » ou à cause d’une mauvaise planification, nous « produisons » trop de documents, d’informations, de compte rendus jamais lus…
• Gaspillage N°3 : transports inutiles – vous êtes comme moi, vous vous maudissez à chaque fois que vous avez monté ces 3 étages « les mains vides », ce qui vous obligera à refaire cet aller-retour inutile et fatiguant …
• Gaspillage N°4 : traitements inutiles – l’informatique est un outil indispensable, encore faut-il que les données soient qualifiées et disponibles en un seul endroit pour éviter les ressaisies
• Gaspillage N°5 : mouvements inutiles – en déplaçant inutilement les personnes, on gaspille leur temps, cette réunion est – elle vraiment nécessaire, peut – elle être faite à distance ?…
• Gaspillage N°6 : défaut – l’erreur est humaine, mais l’expérience montre que les erreurs dues aux personnes sont en pourcentage bien moins nombreuses que celles dues aux processus complexes, à l’organisation déficiente…
• Gaspillage N°7 : attentes – nous nous sommes habitués à attendre. Par exemple, les 10 minutes perdues à chaque réunion qui ne démarre pas à l’heure, là aussi, c’est encore du gaspillage…

3 et 4. Travailler en Flux continu & Flux tiré

Management vient aussi du mot manège.  Il faut que ça tourne bien, de plus en plus fluide et sans à-coups. Rendre fluides et sans à-coups vos processus débarrassés de tout gaspillage, puis favoriser le travail à la demande, sur commande …

• La quantité de choses à faire devrait être évaluée et lissée en tenant compte des compétences et éviter des situations de tension et de surcharge et créer ainsi un flux de réalisation plus continu
• Chacun ne devrait travailler que « sur commande validée par le client », ça ne veut pas dire que l’on ne doit rien anticiper, il est souvent nécessaire de commencer avant la demande client, mais n’est-ce pas parce que les processus sont très (trop) longs ?

5. Viser la perfection par l’amélioration continue

Il faut introduire la notion de « standards » de vos processus en faisant décrire les meilleures pratiques par les meilleurs collaborateurs/experts. La méthode pour rechercher la perfection sur chaque opération de vos processus repose sur 4 questions :

• Un standard existe-t-il ?
• Est-il connu ?
• Est-il appliqué systématiquement ?
• Est-il optimal… et puis… recommencer au début (au point 1.) !!!

Par exemple, une fois le projet abouti nous vous invitons à mettre en place des réunions de retours d’expérience, de partages d’expertises et de réussites. Ainsi l’approche Lean deviendra un facteur de créativité et de collaboration et non un ensemble de contraintes pas toujours bien acceptées.

En nous inspirant du Lean et dans un souci d’amélioration continue, nous vous remercions des partages d’expériences, commentaires que vous nous donnerez sur ce billet.

Vous souhaitez vous appropriez les concepts du Lean Management ?

Formation recommandée : les 3 phases de la transformation Lean

Formation recommandée : le Lean Management appliqué aux services