La taille des TPE/PME implique des modes de fonctionnement particuliers. Deux caractéristiques se dégagent : la proximité, tout le monde se connait passe du temps ensemble, et l’affectivité, tout le monde est fortement attaché au cœur d’activité.
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Le dirigeant, qui est souvent le créateur de cette entreprise, est lui-même très présent, dans tous les bureaux/locaux, dans toutes les fonctions, et à tout moment de la journée.
Mais, constatant ses propres limites, il s’entoure généralement d’une petite équipe de collaborateurs dont un ou deux managers qui le relayent (pendant son absence – ou pas) et qui occupent des postes clés.
Managers dans ces organisations, voici 5 bonnes pratiques pour assurer un management efficace et qualitatif.
Pratique 1 : Donner la priorité au cœur de métier
Le fonctionnement dominant au sein des TPE/PME est souvent une culture orale : les savoir-faire et les apprentissages s’y transmettent davantage par la confrontation au terrain ainsi que par le bouche-à-oreille plutôt que par l’écrit. Le dirigeant incarne une approche réactive, concrète et opérationnelle davantage qu’abstraite, formelle et conceptuelle.
Le dirigeant de TPE/PME est directement et instantanément exposé à des impondérables qui surviennent de façon irrégulière et imprévisible. Ces situations inédites sont vécues de manière forte et immédiate : le dirigeant met en œuvre des réactions à chaud où la part de l’instinct et de l’intuition est largement prédominante.
C’est cette culture que le dirigeant transmet à ses managers et qu’il souhaite les voir s’approprier, une culture de l’action et de la présence sur le terrain.
Qu’il s’agisse d’une start-up dans une tour de la Défense, d’une fonderie en montagne, d’un supermarché franchisé méridional, ou d’une biscuiterie normande, ces entreprises de 2 à 20, 30 ou même 50 salariés se caractérisent par une très grande réactivité, une culture opérationnelle forte, une solidarité à toute épreuve et une disponibilité 7j/7.
Leurs managers ont ainsi tendance à :
- Privilégier l’action à la réflexion,
- Accepter que les collaborateurs sur le terrain agissent avec la seule technique liée à leur fonction,
- Compter sur la débrouillardise individuelle et la solidarité pour résoudre les problèmes,
- Etre présents partout et faire acte d’engagement individuel fort.
Bien sûr, ces structures légères leur apportent des avantages qui les aident à :
- Réagir avec beaucoup de souplesse et d’efficacité opérationnelle
- Obtenir des décisions et des validations rapides grâce à des circuits courts
- Avoir une vision large des problématiques de l’entreprise.
- Compter sur une implication implicite des collaborateurs
Pratique 2 : Définir un cadre précis
Dans cet environnement il est fondamental pour les managers d’orienter clairement les attendus plutôt que d’éparpiller les efforts. Définir un cadre précis et des règles du jeu, permet de sécuriser les initiatives et la réactivité.
Ce cadre, accompagné par des règles et des actions précises, a pour objectif de donner de la visibilité et de définir clairement les priorités. Cela devient ainsi un véritable dispositif de pilotage efficace et un formidable outil de management : il est rassurant, mobilisant et structurant. Il permet de bien savoir quels sont les critères de réussite et les comportements à adopter, de se projeter dans le temps et de traduire les intentions en décisions opérationnelles.
Par exemple : Indiquer comment concilier les impératifs de sécurité et la satisfaction clients, rappeler les procédures à suivre tout en étant réactif aux événements, rappeler telle ou telle règle, notamment sur les initiatives possibles, etc.
Pratique 3 : Développer sa compétence de communication
Même si ce conseil parait « évident » à tout manager, le contexte des TPE/PME est tellement prenant pour eux qu’ils dépensent toute leur énergie sur les activités à fort enjeu en risquant d’oublier leur entourage professionnel (et personnel parfois). Ainsi, ils peuvent être déconcertés le jour où un équipier démissionne alors que, selon eux, rien ne le laissait prévoir. Entretenir la motivation, écouter, faire grandir ses collaborateurs est une fonction aussi essentielle que de répondre aux sollicitations nombreuses et immédiates du patron et des clients.
Le temps relationnel est un vrai temps managérial, il permet d’entrainer sa capacité à comprendre les attentes de ses collaborateurs, saisir les signaux de démotivations, interrogations, inquiétudes, permettre aux potentiels de s’épanouir….
Par exemple : Prendre le temps d’un déjeuner informel en tête à tête, faire un point par trimestre avec chacun, saluer chaque personne chaque jour et adresser une parole personnalisée de temps en temps, etc.
Pratique 4 : Prendre du temps pour anticiper
C’est acquérir un minimum de discipline dans son organisation et sa charge de travail. Planifier des temps de réflexion pour devenir plus stratège, plus tacticien et plus coordinateur. Profiter de quelques moments de recul pour envisager de déléguer davantage.
Anticiper, c’est aussi prendre le temps de réfléchir à son propre rôle de manager qui n’est pas celui d’un super technicien, réfléchir à son propre développement personnel et professionnel, réfléchir à la nature de sa valeur ajoutée.
Un manager en TPE/PME, doit prendre le temps de sa propre organisation, de sa réflexion. Les réseaux de pairs peuvent être très puissants pour cela : partager des difficultés, prendre du recul, anticiper les éventuelles déconvenues….
Par exemple : réfléchir à la façon de passer moins de temps sur telle ou telle activité qui pourrait être déléguée, écrire une note sur les intentions stratégiques de l’entreprise pour les 6 mois à venir et trouver les mots qui sauront mobiliser les équipes, contacter un client pour connaitre ses intentions afin de mieux lisser la charge, etc.
Pratique 5 : Développer son leadership
Même si la vision de l’avenir est floue, le manager « accroche sa charrue à une étoile ». Il est conscient de ce qui est important pour lui et son équipe, des valeurs qu’ils défendent, et le concrétise dans ses actions au quotidien. Sans perdre de sa réactivité et de son enthousiasme, il sait aussi négocier et refuser en posant des limites.
Il explicite ses choix, les explique et donne du sens. Il sait aussi écouter, s’entourer d’avis différents et mettre toutes les conditions pour faire réussir son équipe en clarifiant le sens de ces succès.
Sans ce sens ou cette vision, le collaborateur ne peut pas avoir le sentiment de participer à une « œuvre » motivante et ne pourra pas s’accomplir. Même si le contexte des TPE est favorable à une circulation rapide de l’information, la somme de toutes ces micro-informations ne suffit pas. Chacun a besoin de comprendre pourquoi il travaille, ce qui lui est demandé et ce qui lui est interdit, quelles sont ses marges d’autonomie, c’est ainsi qu’il sera réactif, créatif et concerné car, se sentant libre à l’intérieur de ce cadre explicite, il assumera davantage toutes ses décisions.
Par exemple : expliquer lors de la prochaine réunion de service pourquoi on a décidé de ne pas répondre à tel appel d’offres ou pourquoi on a décidé de développer cette nouvelle prestation, féliciter tel collaborateur pour son initiative et le faire savoir, etc.
Travailler dans une TPE/PME c’est travailler dans un environnement souvent exaltant.
Prendre des décisions, en constater immédiatement les effets, entraîner toute une équipe, être au cœur des enjeux de l’entreprise, voilà de beaux challenges !
C’est une grande liberté et une grande responsabilité. Ce n’est pas rien que de bénéficier de cette liberté et de cette responsabilité. Mais la contrepartie, c’est d’accepter les devoirs qui correspondent : devoir d’exemple, devoir de comportement, par la prise de recul et la rigueur, davantage que par l’instinct. Manager en TPE , c’est un magnifique challenge !
